Augeo Témoignages Clients : Functioneel Parket

 

Le parquet fonctionnel Hollandais

Functioneel Parket témoigne

 

"L´expérience que nous développons avec le suivi des projets en cours avec Augeo, nous fournit les éléments de connaissance nécessaires pour mieux planifier et préparer nos projets futurs".

Bram Diepstraten

L´organisation

Le Parquet Fonctionnel des Pays-Bas est une organisation gouvernementale qui dépend du Ministère de la Justice. Menant les enquêtes et les poursuites judiciaires liées à la détection de fraudes, il s’occupe d’environ un millier d’affaires chaque année. Le Tribunal Fonctionnel est une entité du Parquet Fonctionnel qui traite exclusivement les cas de fraudes constatées sur le territoire national. Le Parquet Fonctionnel travaille également en étroite collaboration avec des unités d’investigation spéciale comme les services d’investigation fiscale, les services d’information et d’investigation sociales, et les renseignements généraux. Ces unités de recherche signalent les comportements suspects et le Parquet Fonctionnel est chargé de vérifier si les motifs sont suffisants pour entamer une poursuite judiciaire. Si le cas se présente, un litige est ouvert et le tribunal se charge de poursuivre les contrevenants.

La création du Tribunal Fonctionnel correspond à la volonté du Ministère public d´optimiser ses activités : réduire la durée de traitement des procès et les coûts de fonctionnement tout en améliorant la qualité de ses services.

Le challenge

Le Tribunal Fonctionnel doit traiter un millier d’affaires chaque année et ce, avec un budget et des effectifs limités. Il faut donc que l’ensemble des projets soit parfaitement orchestré de manière à être en synchrone avec le budget et les activités des 70 employés. Bram Diepstraten explique ce challenge en quelques mots : "Nous voulions utiliser le progiciel Augeo pour améliorer le contrôle que nous avions du déroulement des actions judiciaires. Par la suite, connaître l’état financier de chaque projet en cours est également devenu une de nos préoccupations majeures."

C’est dans ce contexte que le Club Med a décidé d’utiliser un progiciel de gestion de portefeuille de projets. En effet, implémenter une solution qui garantisse la livraison de nouveaux services dans les délais et le respect des coûts prévus allait indéniablement être un des facteurs clé de sa réussite.

La solution

Optimiser le traitement des affaires judiciaires était d’une importance capitale. Le Tribunal Fonctionnel a donc implémenté la solution Augeo5 afin d’organiser l’ensemble de ses activités, de ses procès et de ses ressources. Il a, entre autres, planifié la répartition des affaires qui doivent passer en jugement en fonction des capacités du Tribunal. De cette manière, elles peuvent être jugées à la date qui avait été initialement fixée.

Les bénéfices

Les 70 employés du Tribunal Fonctionnel effectuent la saisie de leur temps à l´aide de l´outil Web MyAugeo, ce qui permet de connaître de manière précise la capacité disponible et les engagements de charge. Ces activités sont divisées en plusieurs étapes, depuis les débuts de l’enquête jusqu’aux auditions par le Tribunal. Le planning peut être consulté à l’écran sous la forme d’un diagramme.

"Les informations relatives au budget sont également extrêmement importantes" précise Bram Diepstraten. "Par exemple, l´installation d´une mise sur écoute est très coûteuse". Dans le cadre du ABC (Activity Based Costing) réalisé au sein du Tribunal Fonctionnel, le coût d´une poursuite judiciaire peut ainsi être suivi avec précision. Enfin, il est souvent difficile pour les participants d´estimer le temps qui leur sera nécessaire pour mener à bien un projet particulier.


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